Interpretación de las métricas de trabajo#
Esta guía explica por qué son importantes el desempeño, la utilización y la eficacia del trabajo, y cómo los widgets adecuados funcionan en conjunto para contar una historia clara del trabajo en toda su operación.
Aprenderá por qué la visibilidad en tiempo real es importante en comparación con los informes del día siguiente y cómo crear los widgets más útiles en su propio entorno. Cada sección de widget explica qué hace el widget, qué datos necesita y cómo configurarlo.
Comprensión de las métricas de desempeño laboral#
Las métricas de trabajo cuentan una historia del trabajo. A partir de ciertas mediciones, puede determinar dónde se originan los problemas y recibir avisos tempranos sobre cambios en la eficacia de su flujo de trabajo. Esto le permite corregir los problemas en cuanto comienzan.
Métrica |
Definición |
Por qué es importante |
|---|---|---|
Desempeño de la red |
La comparación entre el tiempo esperado que debería tomar una tarea o una transferencia de datos y el tiempo real que se tarda en completarla. |
Cuando el desempeño es bajo, puede indicar problemas con los equipos, ineficiencias en el flujo de trabajo o la necesidad de orientar a los asociados. |
Utilización de la red |
La proporción del tiempo de trabajo total disponible que realmente se dedica a realizar tareas productivas y medibles. |
Si la utilización disminuye, es posible que los asociados estén esperando trabajo, dedicando tiempo a tareas indirectas o viéndose afectados por cuellos de botella en el flujo de trabajo. |
Eficacia de la red |
Una medida combinada que refleja qué tan bien funciona la red y con qué eficiencia se utiliza. |
La eficacia es un indicador de alerta temprana de problemas con su trabajo. Si el desempeño es alto pero la utilización es baja, la disminución de la eficacia muestra que las personas trabajan a buen ritmo, pero dedican muy poco tiempo a tareas productivas. Si la utilización es alta pero el desempeño es bajo, la disminución de la eficacia muestra que las personas están ocupadas, pero el trabajo en sí es lento o ineficiente. Si ambos son bajos, existe un problema combinado de utilización y desempeño. |
Tomemos el siguiente escenario:
La eficacia del almacén A (una métrica representada en el tablero como un widget de tarjeta) baja del 83 % al 57 %, lo que activa una alerta.
Tanto la utilización como el desempeño se muestran en los tableros como gráficos de líneas con los datos de la última semana. Puede ver una caída notable en el gráfico de desempeño que comenzó ayer.
Desglosa este gráfico para ver una cuadrícula que muestra el tiempo esperado y el tiempo real dedicado a cada actividad. La actividad Preparación de cajas presenta una discrepancia importante entre su tiempo esperado y su tiempo real.
Si desglosa más esa actividad, puede ver que las cifras elevadas se deben a dos empleados específicos, ambos contratados en el último mes.
Para resolver el problema, programa una capacitación adicional para estos empleados y revisa el flujo de trabajo de preparación de cajas del almacén A. La semana siguiente, la eficacia vuelve a sus promedios normales y no se activa ninguna alerta.
Configuración de tableros para la supervisión del trabajo#
Veamos cómo se pueden estructurar los tableros de forma diferente para supervisores, gerentes y analistas. Los tableros de supervisores, gerentes y analistas forman un mapa conectado que cuenta la historia del trabajo de sus instalaciones.
Los ejecutivos se centran en las comparaciones regionales y en las tendencias de desempeño a largo plazo para orientar las decisiones estratégicas de la empresa.
Los supervisores detectan los problemas a medida que aparecen.
Los gerentes buscan patrones y evalúan el impacto en varios equipos o sitios.
Los analistas descubren las causas raíz y perfeccionan las métricas o la lógica.
Cuando los tableros tienen un diseño coherente y adecuado para cada función, los usuarios pueden pasar fácilmente de la identificación al diagnóstico y a la acción. Así podrá convertir los datos de trabajo en mejoras medibles del desempeño.
Flujo de decisiones para supervisores#
Los supervisores deben utilizar el siguiente flujo de trabajo durante cada turno para orientar las decisiones sobre el trabajo y las prioridades.
Revisar la actividad de salida
Comience por revisar los envíos de salida que se consideran “en riesgo”. Los pedidos que se acercan a su fecha límite de salida deben tener prioridad, y puede ser necesario trasladar trabajo hacia Preparación de pedidos o Carga.
Revisar la actividad de entrada
A continuación, confirme que la actividad de entrada no esté generando retrasos en los procesos posteriores. Si las descargas van con retraso o comienzan a acumularse pendientes, puede ser necesario trasladar apoyo a Recepción antes de que el problema crezca y afecte a otros departamentos.
Revisar la carga de trabajo
Luego, los supervisores deben utilizar un widget Estimador de carga de trabajo para convertir el volumen de unidades restante en las horas de trabajo necesarias. Esto ayuda a identificar qué departamento tiene la mayor cantidad de trabajo pendiente.
Reasignar personal
Por último, compare los niveles de personal actuales con la carga de trabajo. Se debe reasignar a los trabajadores de las áreas con menos necesidad a los departamentos con la mayor demanda de trabajo restante. Después de cualquier traslado de personal, los supervisores deben volver a revisar el riesgo de salida para asegurarse de que las prioridades sigan cubiertas.
Principios de diseño que se deben seguir#
Utilice estos principios fundamentales, que se aplican a todas las funciones que usan tableros:
Cada tablero debe responder a una pregunta específica. Por ejemplo: ¿Tenemos el personal adecuado hoy? O bien: ¿Por qué bajó la productividad ayer?
Sea coherente. Utilice los mismos nombres de métricas, colores, umbrales y lógica de tiempo en todos los tableros para reducir la confusión.
Dé prioridad a los elementos visuales sobre la lectura. Las tarjetas, los indicadores y los gráficos sencillos deben comunicar el estado de un vistazo.
Asigne a cada widget una función general dentro de un flujo de trabajo típico. Por ejemplo, los widgets de progreso de entrada/salida corresponden a Planificación o Ajuste, mientras que los widgets de desempeño pueden corresponder a Revisión y Orientación.
Tablero |
Contexto |
Estructura recomendada |
|---|---|---|
Tablero de ejecutivos |
Los tableros de los ejecutivos deben ofrecer una vista general del desempeño de la red para facilitar la toma de decisiones estratégicas sin el ruido operativo. |
KPI a nivel de red, consolidaciones regionales y resúmenes a nivel de sitio (sin detalle a nivel de usuario ni de turno), una descripción general del desempeño de la red que incluya el desempeño, la utilización, la eficacia y los volúmenes de entrada/salida, y • Vistas regionales comparativas (por ejemplo, Costa Oeste frente a Costa Este frente a Medio Oeste) mediante mapas o elementos visuales en paralelo. |
Tablero de supervisores |
Los tableros de los supervisores deben supervisar el desempeño en tiempo real y permitirles actuar con rapidez para resolver problemas. |
De 4 a 6 widgets clave de tarjeta o indicador que muestren las métricas de desempeño actuales, los pendientes o el porcentaje de puntualidad, y grupos de widgets en cascada para mostrar los detalles. |
Tablero de gerentes |
Los tableros de los gerentes deben supervisar los KPI, comparar datos de varios sitios o equipos e identificar las causas raíz a lo largo del tiempo. |
Un nivel de resumen con tarjetas de KPI generales organizadas por empresa, región o almacén, y un nivel de comparación con gráficos de barras o columnas que comparen almacenes, turnos o procesos mediante rutas de desglose. |
Tablero de analistas |
Los tableros de los analistas deben explorar la calidad de los datos y las tendencias a nivel de diagnóstico y crear componentes reutilizables. |
Cuadrículas agrupadas, agregadas y ordenables que expongan los factores que hay detrás de las métricas, y widgets organizados por tema analítico (tiempo de ciclo, desempeño de salida, inventario) en varios tableros agrupados en submenús. |
Gestión de un flujo de trabajo por turnos#
Una buena gestión del trabajo depende de un conjunto de comportamientos no negociables. Estos aspectos básicos son sencillos, repetibles y están totalmente bajo el control del sitio. Cuando se gestionan de forma constante, crean una base sólida para las conversaciones sobre el desempeño. Podemos dividir estos aspectos básicos en el inicio, la mitad y el final del turno.
Tablero |
Contexto |
Estructura recomendada |
|---|---|---|
Inicio del turno |
Confirme que los asociados estén asignados a los programas correctos, revise los problemas pendientes del día anterior e identifique las necesidades de carga de trabajo y de personal. |
Personal frente a carga de trabajo, Estimador de carga de trabajo |
Durante el turno |
Supervise la actividad, el desempeño, la utilización y el tiempo indirecto a lo largo del día. Esté atento a los indicadores de advertencia o a los datos que señalen problemas y resuélvalos con los asociados. Redistribuya el trabajo para gestionar las prioridades cambiantes. |
Widgets de entrada/salida, widgets de estado, tarjeta de desempeño |
Final del turno |
Confirme que los asociados hayan completado sus turnos y que todos los descansos y el tiempo indirecto estén registrados correctamente. Revise los resultados de desempeño y dé seguimiento a los problemas que surgieron durante el turno. |
Horas indirectas, widgets de estado |
Ejemplos de tableros#
Un buen tablero de equilibrio del trabajo debe estructurarse en dos niveles:
Fila superior: lo que necesita saber
Utilice KPI generales que resuman las condiciones actuales de un vistazo. Estos son algunos ejemplos de widgets:
Progreso de entrada de hoy
Progreso de salida de hoy
Personal frente a carga de trabajo
Estimador de carga de trabajo por departamento
Indicadores de riesgo (camiones retrasados, pendientes, etc.)
Fila inferior: sobre qué necesita actuar
Utilice widgets y tablas detallados para orientar las decisiones. Estos son algunos ejemplos de widgets:
Cuadrícula de estado de remolques de entrada (programados frente a completados)
Preparación de los envíos de salida (salida prevista frente a real)
Detalle del progreso pedido por pedido (preparaciones y cargas restantes, tiempo restante)
Carga de trabajo por departamento y por hora (dónde se debe trasladar el trabajo)
Widgets de descripción general del desempeño#
Cree tres widgets que muestren las tendencias generales de desempeño, utilización y eficacia a nivel de almacén.
Tipo de widget#
Gráfico de barras
Datos necesarios#
A continuación se indican los datos necesarios para crear cada uno de los widgets que le muestran una descripción general del desempeño de sus almacenes.
Desempeño |
Utilización |
Eficacia |
|---|---|---|
Tiempo objetivo, tiempo medido |
Tiempo medido, tiempo total |
Tiempo medido, tiempo objetivo, tiempo total |
Pasos#
Para cada widget:
Vaya al Creador de widgets y haga clic en Nuevo.
Complete los datos básicos del widget y seleccione un origen de datos que incluya los datos necesarios de la tabla anterior, según si está creando un widget para mostrar el desempeño, la utilización o la eficacia.
Filtre los datos en la etapa Filtro. Incluya un campo de fecha.
Asigne los campos en la etapa Campos y, luego, diseñe el gráfico con el Diseñador de gráficos.
Desempeño |
Utilización |
Eficacia |
|---|---|---|
Cree un campo calculado para el desempeño. Por ejemplo: divide(GOAL_HOURS, MEASURED_HOURS). Configure un gráfico de barras en el Diseñador de gráficos con Desempeño como serie y Almacén como eje X. |
Cree un campo calculado para la utilización. Por ejemplo: divide(MEASURED_HOURS, TOTAL_TIME). Configure un gráfico de barras en el Diseñador de gráficos con Utilización como serie y Almacén como eje X. |
Cree un campo calculado para la eficacia. Por ejemplo: multiply( divide(GOAL_SECONDS, MEASURED_SECONDS), divide(MEASURED_SECONDS,TOTAL_TIME) ). Cree un gráfico de barras que utilice Eficacia como serie y el código de almacén como eje X. |
Agregue los tres widgets a un tablero para tener una descripción general del desempeño de sus almacenes fácil de leer.
Opcional: configure una alerta que le avise cuando uno de estos widgets supere un umbral predeterminado. Puede usar alertas para que los supervisores permanezcan en la planta en lugar de estar frente a una computadora supervisando constantemente los tableros. Consulte Alertas para obtener más información sobre cómo configurarlas.
Cómo interpretar los resultados de los widgets de descripción general del desempeño#
Estos tres widgets (Desempeño, Utilización y Eficacia) están diseñados para ofrecerle una instantánea a nivel de almacén del desempeño del trabajo en todos los sitios. En conjunto, le ayudan a responder y evaluar sus datos de 3 maneras:
El desempeño le indica en qué medida el trabajo cumple el tiempo objetivo. Utilice esta métrica para conversar sobre los objetivos del equipo y los individuales, y sobre cómo alcanzarlos mejor. Cómo interpretar los valores:
> 100 % significa que los equipos rinden mejor que el objetivo (tenga cuidado con tiempos objetivo inexactos o con registros incompletos).
= 100 % significa que se cumple exactamente el objetivo (ideal).
< 100 % significa un rendimiento inferior al objetivo (requiere investigación).
La utilización le indica qué parte del tiempo pagado se dedica a trabajo medido (productivo) frente a tiempo no productivo. Utilice esta métrica para conversar con los empleados sobre la gestión del tiempo indirecto. Cómo interpretar los valores:
Del 80 % al 95 % significa una buena utilización (varía según la operación y cómo se espera usar el tiempo indirecto en función de sus propias operaciones)
< 70 % sugiere que se deja sin medir demasiado tiempo (tiempo indirecto, tiempo inactivo, problemas de codificación, etc.)
Un valor muy alto (cercano al 100 %) puede indicar que las actividades indirectas no se están registrando con precisión.
La eficacia le cuenta la historia general de su operación al combinar el desempeño y la utilización. Utilice esta métrica para identificar problemas y proponer mejoras en el flujo de trabajo. Cómo interpretar los valores:
Eficacia alta = las personas son productivas y dedican la mayor parte del tiempo a actividades medidas
Eficacia baja puede significar: que el desempeño es bajo, que la utilización es baja o ambas cosas
Widgets de trabajo para tableros#
Widget de progreso de entrada#
Muestre si la actividad de entrada mantiene el ritmo para que la recepción no se atrase y afecte a los flujos de trabajo posteriores.
Tipos de widget recomendados
Gráfico de barras apiladas (recibido frente a restante)
Datos necesarios
Citas de entrada programadas (cantidad o unidades)
Descargas completadas
Unidades de entrada restantes
Hora real de llegada frente a hora programada de llegada (opcional)
Interpretación
Utilice este widget para responder:
¿Se están descargando a tiempo los remolques de entrada?
¿Se está atrasando la recepción al principio del día?
¿Necesitamos trasladar trabajo a Recepción de inmediato?
Widget de progreso de salida#
Supervise la ejecución de las salidas para no incumplir los plazos de envío.
Tipos de widget recomendados
Gráfico de barras apiladas (preparado / cargado / enviado)
Datos necesarios
Unidades preparadas frente a restantes
Unidades cargadas frente a restantes
Unidades enviadas (completadas)
Pedidos o envíos pendientes de ayer
Interpretación
Utilice este widget para responder:
¿Seguimos arrastrando trabajo de ayer?
¿Vamos atrasados con el volumen de salida de hoy?
¿Estamos cargando demasiado tarde para cumplir las salidas previstas?
Estimador de carga de trabajo por departamento#
Este widget estima la carga de trabajo restante por departamento con la relación: Horas de trabajo restantes = Unidades restantes ÷ Unidades por hora (UPH). Rebus conoce las UPH de cada departamento (Recepción/Preparación de pedidos/Empaque/Carga) y las unidades restantes, por lo que puede convertir la carga de trabajo en las horas necesarias.
Formato de widget recomendado
Widget de cuadrícula o de tarjeta
Departamento |
Unidades restantes |
UPH |
Horas restantes estimadas |
|---|---|---|---|
Recepción |
X |
Y |
X/Y |
Preparación de pedidos |
X |
Y |
X/Y |
Empaque |
X |
Y |
X/Y |
Carga |
X |
Y |
X/Y |
Recomendaciones de configuración
Asegúrese de que el tipo de unidad sea uniforme (cajas, pallets, líneas, etc.)
Utilice las UPH promedio del turno seleccionado (o de los últimos 7 a 14 días)
Permita filtrar por departamento y turno
Interpretación
Este widget facilita decisiones de equilibrio del trabajo como las siguientes:
A Recepción solo le quedan 2 horas, pero a Preparación de pedidos le quedan 10 horas. Solución: trasladar personal a Preparación de pedidos.
Carga va atrasada y se acercan las salidas. Solución: reasignar temporalmente a los empacadores.
Widget de personal frente a carga de trabajo n.º 1: “Personas asignadas frente a horas restantes”#
Tipos de widget recomendados
Gráfico de barras en paralelo
Datos necesarios
Personal asignado (actual)
Horas restantes (resultado del estimador de carga de trabajo)
Interpretación
Si Recepción muestra 10 horas restantes y solo 2 personas, el riesgo es alto. Si Empaque muestra 2 horas restantes y 8 personas, es probable que tenga exceso de personal.
Widget de personal frente a carga de trabajo n.º 2: “Indicador de riesgo de la carga de trabajo”#
Tipos de widget recomendados
Tarjetas indicadoras de estado (verde / amarillo / rojo)
Datos necesarios
Personal asignado (actual)
Horas restantes (resultado del estimador de carga de trabajo)
Interpretación
Verde: el trabajo se puede terminar con el personal actual
Amarillo: en el límite, supervisar de cerca
Rojo: retraso previsto a menos que se traslade personal
Tablero de estado de remolques de entrada#
Supervise si las descargas de entrada se realizan según lo programado.
Tipo de widget recomendado
Cuadrícula con formato condicional
Campos recomendados
ID de remolque / carga
Hora de la cita
Hora real de llegada (si está disponible)
Cantidad de descarga programada
Cantidad de descarga completada
Estado
Interpretación
Si la descarga de entrada se retrasa, puede retrasar la reposición, dejar sin existencias las ubicaciones de preparación, aumentar el tiempo indirecto (espera) o generar pendientes que obliguen a hacer horas extra más tarde.
Supervisión del estado de salida (salida prevista frente a real)#
Detecte los envíos que corren el riesgo de no cumplir los objetivos de salida. Por ejemplo, se debe dar prioridad inmediata a los envíos a los que solo les quedan de 1 a 2 horas pero que todavía tienen muchos pallets pendientes de preparar o cargar.
Tipo de widget recomendado
Tabla/cuadrícula ordenada por “Tiempo restante”
Campos recomendados
ID de envío / pedido
Transportista
Puerta / muelle
Hora de salida prevista
Hora de salida real (si se envió)
Pallets restantes por preparar
Pallets restantes por cargar
Tiempo restante hasta la hora límite